Zanim przejmiesz stery, ustaw swój kokpit. Zarządzanie wizualne i wskaźniki (nie tylko) dla sukcesorów

Kokpit, kokpit zarządzania biznesem

Podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania firmą rodzinną, jej produkcją czy pracownikami to niełatwy i złożony proces. Jeszcze kilkanaście lat temu, dostęp do szczegółowych danych odnośnie funkcjonowania firmy był utrudniony. Wtedy większość decyzji podejmowanych było intuicyjnie lub w oparciu o mały zakres danych. Obecnie, mimo rozwoju technologii i możliwości uzyskania danych o wielu aspektach działania firmy, spora część kadry zarządzającej nadal przedkłada intuicję nad dane. Wynika to z przyzwyczajenia, niechęci do zmian, nieufności wobec danych. Jeżeli, tak jak my, uważasz, że podejmowanie decyzji opartych na danych jest skuteczniejsze, to jesteś w dobrym miejscu. Z artykułu dowiesz się, jak wybrać odpowiednie wskaźniki, a jakich unikać oraz jak je zwizualizować, aby ułatwiały podejmowanie trafnych i szybkich decyzji. To może być pierwszy krok do stworzenia własnego kokpitu z najważniejszymi wskaźnikami, który umożliwi Ci dobry start, kiedy przejmiesz stery prowadzenia firmy.

Cechy dobrych wskaźników

Przede wszystkim, dobre wskaźniki powinny być dostosowane do modelu biznesowego i po części do wartości i wizji, które reprezentuje firma. Jeżeli zależy Ci na produkcji wysokiej jakości samochodów, dobry wskaźnik np. z obszaru jakości  powinien wziąć pod uwagę ilość awarii samochodów podczas trwania okresu gwarancji. Jeżeli dostarczasz długopisy do hurtowni papierniczej, gdzie jedynym kryterium przetargu jest cena, skup się na niskich kosztach surowców i wysokiej efektywności produkcji.

Wybierając wskaźnik, dobrze byłoby, żeby miał on charakter porównawczy, czyli pozwalający na porównanie jego wartości np. z innymi okresami lub z konkurencją. Natomiast po wprowadzaniu zmiany w organizacji, taki miernik pozwoli na stwierdzenie skuteczności tej zmiany. Przykładem wskaźnika porównawczego może być liczba awarii maszyny w danym miesiącu lub liczba wyprodukowanego towaru dziennie.

Dobrą praktyką jest wyrażanie wskaźnika w formie stosunku liczbowego lub stopy, np. liczba wytworzonych towarów podzielona przez liczbę pracowników lub długość trwania przestoju w stosunku do czasu pracy. Takie miary mają z natury charakter porównawczy, a ponadto biorą pod uwagę różne, zależne od siebie czynniki, dzięki czemu minimalizujemy ilość wskaźników przy jednoczesnym zwiększeniu ich znaczenia dla zarządzania firmą.

Wskaźnik powinien być również zrozumiały, dzięki temu łatwiej będzie go zapamiętać i o nim rozmawiać z pracownikami na różnych szczeblach. Zrozumiałe wskaźniki są też źródłem obiektywnej informacji zwrotnej dla pracowników i stają się częścią kultury organizacji nastawionej na zmiany. Rekomendujemy również, podawanie danych w przystępnej formie komunikacyjnej, zrozumiałej dla wszystkich zainteresowanych np.: 8 na 10 produktów dostarczamy na czas, albo 9 na 10 klientów kupuje od nas więcej niż jeden raz.

Jakich wskaźników unikać?

Przede wszystkim tak zwanych wskaźników próżności. Na czym one polegają? To takie mierniki, które pokazują sukces, chociaż niekoniecznie przekładają się na zyski firmy i poprawę jej efektywności. Przykładem może być wskaźnik pokazujący narastającą liczbę wyprodukowanych produktów od początku istnienia firmy. Jednak jeśli nie będzie on odniesiony do przychodów, marży lub kosztów, to nie pokaże on faktycznego przełożenia na wynik finansowy. Tym samym nie zobaczymy, czy firma zrobiła finansowy progres, czy jednak zmierza ku upadłości. 

Nie najlepszym rozwiązaniem jest też wybieranie takich wskaźników, na które pracownicy nie mają wpływu i łączenie ich z systemem motywacyjnym. Na przykład, uzależnienie premii pracownika na linii produkcyjnej od poziomu sprzedaży, nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, a może nawet zniechęcić załogę do kierownictwa i do wydajnej pracy. 

Wdrażanie wskaźników

Wiesz już, jakie powinny być ogólne cechy dobrego wskaźnika oraz jakich wskaźników unikać. Warto więc zastanowić się, od czego zacząć wprowadzanie tych pierwszych.

Po pierwsze ważne jest, aby stworzyć strategię dotyczącą wskaźników w organizacji, w której określimy listę najważniejszych, kluczowych mierników efektywności (tzw. KPI – Key Performance Indicators). Powinny zostać dobrane do specyfiki branży oraz dotyczyć kwestii i problemów ważnych dla danej firmy. Liczba głównych wskaźników zarządczych powinna oscylować w okolicy maksymalnie 20, żeby ich analiza była realna i wartościowa. Większa liczba wskaźników zaciemnia obraz i utrudnia ocenę priorytetów.

Po drugie, z punktu widzenia metodologii lean, dobrze jest zaznajomić cały zespół ze wskaźnikami, by pracownicy mogli poznać ich definicje i sposób obliczania. Pomoże to pracownikom dostrzec i zrozumieć ich wpływ na wartość wskaźnika. Jednym z rozwiązań stosowanych w wielu branżach jest także powiązanie poziomu wskaźników z premią pracowniczą, co jest dodatkowym czynnikiem motywującym.

KPI - kluczowe wskaźniki w firmie, jak mierzyć?

W strategii dobrze jest wybrać takie wskaźniki, do których dane jest stosunkowo łatwo gromadzić. Jeżeli zebranie danych wpływa na proces produkcji (np. chwilowe zatrzymanie maszyny, aby sprawdzić odczyt lub zadanie kilku pytań pracownikowi), warto zastanowić się nad innym miernikiem lub wprowadzeniem automatyzacji zbierania danych.

Przykłady wskaźników w produkcji

Istnieje wiele wskaźników, które są stosowane powszechnie w zakładach produkcyjnych. Poniżej przedstawiamy po kilka konkretnych przykładów dotyczących czterech obszarów: efektywności, zarządzania operacyjnegojakości oraz utrzymania ruchu.

Wskaźniki efektywności

Efektywność czasu pracy może być liczona poprzez podzielenie liczby wyprodukowanych wyrobów przez liczbę pracowników. Można ją wykorzystać na przykład do oszacowania efektywności między zmianą poranną a popołudniową.

Średni czas przezbrojenia – suma czasów wszystkich przezbrojeń podzielona przez liczbę przezbrojeń w danej jednostce czasu.

OTD (On Time Delivery), czyli procent  terminowych dostaw do klientów.

Sprzedaż na godzinę pracy maszyny – określa, na ile efektywnie wykorzystuje się dobra trwałe.

Wskaźniki dotyczące zarządzania operacyjnego:

OEE (Overall Equipment Effectiveness, Całkowita Efektywność Wyposażenia), który umożliwia ocenę efektywności wykorzystywania maszyn. W jego skład wchodzą trzy parametry: dostępność, wydajność oraz jakość.

Lead time, czyli czas potrzebny na wytworzenie produktu lub usługi. Może on być na przykład liczony od momentu złożenia zamówienia do momentu dostarczenia produktu klientowi. 

Wartość odpadu produkcyjnego – to np. ilość odpadów w stosunku do wykorzystanego materiału.

Wskaźniki utrzymania ruchu:

MTTR (Mean Time To Repair, średni czas naprawy), czyli łączna ilość godzin poświęcona na usuwanie wszystkich awarii podzielona przez ilość awarii. 

MTBF (Mean Time Between Failures, średni czas bezawaryjnej pracy), to ilość godzin roboczych w miesiącu podzielona przez ilość awarii. 

WS dotyczy ilości godzin sprawności na ogólną liczbę godzin roboczych w miesiącu. 

Wskaźniki jakościowe

Procent reklamacji, czyli liczba reklamacji podzielona przez liczbę zrealizowanych wysyłek do klienta w danym miesiącu.

PPM, czyli liczba części wadliwych na milion wyprodukowanych.

Koszty strat wewnętrznych w stosunku do produkcji. Na przykład liczba wyrobów złomowanych podzielona przez liczbę jednostek wyprodukowanych. 

Wizualizacja wskaźników

Wiemy już, jakie wskaźniki można wykorzystać w produkcji, ale jak pokazać je pracownikom i jak z nich korzystać?

Wskaźniki na hali produkcyjnej

Wszystkie główne wskaźniki mogą zostać przedstawione na jednej tablicy i być aktualizowane zgodnie z założeniem danego miernika. Taka wizualizacja pozwoli na lepszą świadomość pracy firmy, transparentność procesów oraz pokazywanie wszystkim pracownikom pojawiających się problemów. Wpłynie to pozytywnie na wydajność i motywację pracowników, a w przypadku komplikacji szybciej można liczyć na sugestie pracowników pozwalające poradzić sobie z problemami. 

Kokpit zarządzania firmą online

Poza tablicą na hali produkcyjnej warto stworzyć tzw. kokpit zarządzania firmą online, do którego dostęp ma kadra zarządzająca. To narzędzie dzięki, któremu właściciele firmy i managerowie mają dostęp do najważniejszych danych o firmie kilkoma kliknięciami. Wystarczy otworzyć laptopa, czy smartfon, wejść w odpowiednie narzędzie i od razu wiemy, w jakiej kondycji jest nasz biznes. W kokpicie zamieszczone są wszystkie główne wskaźniki. Mogą tam też znaleźć się wskaźniki pomocnicze lub takie, które wpływają na główne mierniki.

wskaźniki, jakie wybrać w firmie

Taki kokpit zarządzania można wstępnie przygotować nawet w arkuszu kalkulacyjnym. W celu wizualizacji najlepiej skorzystać z wykresów i tabel. Odpowiednio skonfigurowany pozwoli na porównanie danych z interesujących nas okresów oraz umożliwi zestawianie i korelowanie różnych wskaźników. W przypadku problemów pozwoli na szybsze zlokalizowanie ich źródła.

Przede wszystkim taki kokpit powinien dostarczać w szybki sposób informacji na temat funkcjonowania i kondycji firmy.

Nasze doświadczenie

Wśród naszych klientów wielu napotykało często ten sam problem. Przez lata firma zdobywała nowych klientów, produkcja stale rosła, kolejne decyzje podejmowano na podstawie przeczucia lub zależały od poziomu motywacji głównego zarządzającego firmą. Wraz ze zmianą pokoleniową, w firmie przyszedł czas na usprawnienia na polu zarządzania. Bardzo często, to zmiana również w zakresie podejmowania decyzji opartej na danych. Pomogliśmy dziesiątkom firm w doborze odpowiednich i wartościowych wskaźników. Stworzyliśmy dla wielu z nich kompletny kokpit sterowania, dzięki któremu mogą na bieżąco monitorować najważniejsze mierniki i podejmować decyzje, które poprawiają ich wartości.

Jeżeli chcesz wprowadzić strategię opartą na wskaźnikach w swojej firmie, umów się na bezpłatne konsultacje. Wypełnij brief i powiedz o nam swoich problemach.