KPI w sprzedaży – jak je podnieść?

Spis treści

Dział sprzedaży to z pewnością jedno z najważniejszych ogniw firmy. To jego wyniki odpowiadają za wpływy firmy, a jego pracownicy reprezentują przedsiębiorstwo na zewnątrz, w czasie rozmów z klientami. Nic więc dziwnego, że bardzo często to właśnie od niego zaczyna się wprowadzanie wskaźników efektywności (KPI) w wielu firmach. Z artykułu dowiesz się, jakie są najważniejsze wskaźniki efektywności w dziale handlowym, co na nie wpływa i co można zrobić, aby poprawić ich wyniki.  Warto poznać i śledzić KPI w sprzedaży – dlatego zachęcam do dalszej lektury. 

Jak znaleźć więcej klientów - śledź KPI w sprzedaży

Liczba nowych klientów

Jednym z najczęściej mierzonych KPI w sprzedaży jest ten pokazujący, ile nowych kontrahentów zyskała firma w ciągu jednego miesiąca. Jest to miernik pokazujący rozwój firmy, a także, po części, zaangażowanie pracowników działu handlowego w swoją pracę. Właśnie dlatego warto obliczyć ten wskaźnik dla każdego handlowca. Co można zrobić, aby go podnieść? W dużej mierze zależy on od przedstawicieli handlowych. Zatem jeżeli zależy nam na większej liczbie nowych klientów, przede wszystkim należy ustalić z pracownikami realny cel, który mogą zrealizować. Po drugie, można zaproponować dodatkowy bonus finansowy wypłacany od każdego nowego klienta lub zorganizować wewnętrzny konkurs z atrakcyjnymi nagrodami, dla handlowców pozyskujących najwięcej nowych klientów. Wskaźnik można również podnieść ponosząc większe nakłady na działania marketingowe – dodatkowe reklamy, próbki produktów czy wystawienie się na targach – powinny mieć realny wpływ na poziom tego wskaźnika. 

Wskaźnik retencji, jako przykład KPI w sprzedaży

Retencja klientów – ważny KPI w sprzedaży

Handlowcy, pochłonięci szukaniem nowych klientów, mogą niekiedy przykładać mniejszą uwagę, do tych, z którymi już współpracowali. Dlatego bardzo istotne jest śledzenie wskaźników retencji. Przykładem może być liczba klientów, która dokonała ponownego zakupu w naszej firmie. W zależności od sprzedawanych produktów, okres porównawczy może wynosić miesiąc, kwartał a nawet rok. Ten wskaźnik można podnieść poprzez dobre relacje z klientami. Innym sposobem jest proponowanie rozszerzenia koszyka oferowanych produktów, a także specjalne promocje przeznaczone dla regularnie kupujących. W tym kontekście ważna jest również satysfakcja klienta z dotychczasowej obsługi, jakość proponowanych produktów i rozwiązań, terminowość dostaw itp. Zawsze warto korelować takie dane, aby w przypadku widocznego pogorszenia się wskaźnika, pogłębić wiedzę dotyczącą tego, gdzie leży problem.

Wzrost sprzedaży w czasie to przykład KPI w sprzedaży

Średni czas sprzedaży, jako KPI w sprzedaży

Istotnym wskaźnikiem z punktu widzenia firmy jest to, ile średnio czasu potrzebuje nasz handlowiec na zamknięcie sprzedaży od chwili rozpoczęcia rozmów z klientem. Miernik ten dość łatwo badać za pomocą dobrego systemu CRM. Wskaźnik ten można poprawić rozkładając na czynniki pierwsze cały proces sprzedaży. Dzięki temu dowiemy się, który etap zajmuje najwięcej czasu. Pozwoli to na jego dokładną analizę i znalezienie sposobu na jego skrócenie. Dobrym przykładem poprawy wskaźnika jest stosowanie metod i filozofii lean management w sprzedaży. Na ten miernik można wpłynąć również w czysto techniczny sposób prosząc zespół handlowy o regularne zamykanie w systemie CRM procesów sprzedaży, które mają nikłe szanse na sukces.

Cele: wysokie KPI w sprzedaży

Procent handlowców, którzy osiągnęli postawiony cel sprzedażowy

Ten wskaźnik pokazuje, jak pracują Twoi handlowcy, ale także jak działasz jako ich menedżer. Praca przedstawiciela handlowego prawie zawsze wiąże się z określeniem miesięcznych czy kwartalnych targetów. To one są często wskaźnikiem, który wyznacza na przykład poziom premii dla handlowca i często traktowany jest jako najważniejszy miernik w dziale handlowym. Jednak ważne jest również to, jakie cele postawimy pracownikom. Jeżeli są one zbyt wygórowane i tylko niewielki procent z zespołu jest w stanie je zrealizować, to być może zarządzający mają za duże oczekiwania? Przyjmuje się, że procent osób z zespołu, który realizuje postawione cele powinien wynosić około 60%. Mniejsza liczba oznacza, że targety są ustalone na zawyżonym poziomie. Niskie wyniki można też tłumaczyć, jakością pracy obecnych handlowców. Co zrobić, aby poprawić ten wskaźnik? Przede wszystkim ustalić go na realnym poziomie. Po drugie sprawdzić, czy pracownicy są dostatecznie zmotywowani, czy angażują się wystarczająco w swoją pracę. Warto również zainwestować w szkolenia – zarówno produktowe, aby lepiej poznać sprzedawane dobra lub usługi, ale także w szkolenia warsztatowe. Te ostatnie pozwolą na poprawienie umiejętności sprzedaży czy budowania relacji z klientami. 

Jakie jeszcze kluczowe wskaźniki efektywności sprzedaży śledzić? 

Poza retencją klientów czy mierzeniem czasu sprzedaży warto monitorować również: 

miesięczny wzrost sprzedaży – to ważny wskaźnik, który pokazuje, czy firma zwiększa obroty i czy się rozwija. Można mierzyć wskaźnik porównując go do analogicznego miesiąca w poprzednim roku (lipiec 2022 do lipca 2021) lub do miesiąca poprzedniego (lipiec 2022 do lipca 2021). Pierwsza opcja jest pewnie lepsza do biznesów, w których pora roku (sezon) odgrywa istotną rolę.

– innym istotnym KPI w sprzedaży jest średnia wartość zakupu (koszyka). Wskaźnik ten pomoże na przykład w decyzji o specjalnych programach dosprzedaży (oferowanie większej liczby produktów lub proponowanie dokupienia kolejnych), 

Wskaźniki na pograniczu sprzedaży i marketingu 

Warto zastanowić się również, jak działa marketing w kontekście pozyskiwania kontaktów dla przedstawicieli handlowych. W marketingu B2B, czyli w których to inne firmy są klientami naszej, ważną rolę odgrywają takie wskaźniki jak:

koszt pozyskania leada (czyli kontaktu do osoby, przedstawiciela firmy, która jest naszym potencjalnym klientem,). Jak policzyć takie wskaźnik efektywności sprzedaży? Jest kilka szkół, jak to robić. Najbardziej ogólna mówi o tym, że należy policzyć wszystkie koszty działań marketingowych (koszty kampanii, ulotek, katalogów, agencji, pracowników, kosztów reprezentacyjnych). Kiedy już to zrobimy (np. za dany miesiąc), liczymy, ile nowych kontaktów pojawiło się w systemie CRM. Dzielimy koszty przez leady i wychodzi nam koszt pozyskania lead. 

Inne podejście, do liczenia tego wskaźnika efektywności sprzedaży, polega na tym, żeby liczyć koszt kontaktu z danej kampanii marketingowej. Przykładem może być zaprojektowanie kampanii z tzw. lead magnetem, czyli narzędziem, które pomoże zdobyć kontakt do klienta, jednocześnie dając mu coś w zamian (np. dostęp do przydatnego narzędzia, e-book, kurs e-mail itp.). W tym przypadku możemy policzyć koszty poniesione bezpośrednio w tej kampanii. Będą to koszty przygotowania lead magnetu, ustawienia reklam i budżetu wydanego na promocję. Tutaj również sumę kosztów tej kampanii należy podzielić przez liczbę kontaktów, które dzięki niej zdobyliśmy. 

liczba leadów w miesiącu – pozwala ocenić, jak działa marketing jeżeli chodzi o pozyskiwanie leadów. Jednak leady mogą pozyskiwać również przedstawiciele handlowi w firmie. Warto więc rozgraniczyć kontakty, które przyszły z działu zajmującego się promocją, od tych dostarczonych i wprowadzonych do CRM przez handlowców. 

liczba leadów, która stała się klientami (np. w danym kwartale). Wskaźnik ten pozwala na oszacowanie m. in. jakości leadów oraz jakości pracy handlowców w firmie. 

Powyższe miary można traktować jako KPI w sprzedaży lub jako wskaźniki marketingowe. Wszystko zależy od tego, jak skonstruowana jest organizacja. W ostatnim czasie coraz więcej słyszy się również o łączeniu działu sprzedaży i marketingu. Zwłaszcza w firmach B2B. Sądząc po wskaźnikach, które często trudno przypisać do jednego z tych działów, być może jest to słuszne rozwiązanie.

Na pograniczu wskaźników księgowych a KPI w sprzedaży

Kolejnym obszarem, który warto badać i mierzyć jest ten pomiędzy księgowością (działem finansów) a sprzedażą. 

Pierwszym KPI, który dotyka oba działy są przychody ze sprzedaży. To stosunkowo prosty wskaźnik, który pewnie jest monitorowany przez wiele firm. Jednak w tym wypadku warto jeszcze dodatkowo podzielić ten wskaźnik, tak aby pokazywał strukturę sprzedaży. Może on pokazywać, jak wyglądają przychody w poszczególnych regionach lub jakie produkty przynoszą najwięcej obrotu firmie. 

Wiedza ta pozwala także na szacowanie przyszłego przychodu ze sprzedaży. 

Innym wskaźnikiem księgowym, który warto rozważać z punktu widzenia działu handlowego jest poziom marży. Marża to różnica pomiędzy tym, za ile sprzedaliśmy dobra, a ponoszonymi przez nas kosztami. Można ją liczyć na kilka sposobów. Możemy wziąć pod uwagę tylko różnicę między ceną sprzedaży a kosztami wytworzenia (marża pierwszego rodzaju). Możemy również wziąć pod uwagę koszty pośrednie (np. transport, magazynowanie, promocję). Wtedy mówimy o marży drugiego stopnia. Przy trzecim stopniu uwzględniamy koszty całego przedsiębiorstwa (wynajęcie biura, pracowników itp.).

Oczywiście powyżej nie wskazano wszystkich wskaźników finansowych i KPI w księgowości. Wymieniono te, które mają największe znaczenie dla sprzedaży. 

Do innych wskaźników w księgowości (działach finansowych) należą m. in. wysokość kosztów stałych, opłacalność poszczególnych projektów, wielkość tzw. poduszki finansowej, średni czas płatności faktur czy zysk operacyjny. Kokpit zarządzania biznesem

Kokpit Zarządzania Biznesem a KPI w sprzedaży

KPI w sprzedaży można podnosić pod warunkiem, że się je mierzy. Często sam proces pomiaru, może pozytywnie wpłynąć na osiągane wyniki. Warto również integrować wskaźniki sprzedaży z miernikami w innych działań. Firma to jeden organizm i bez wiedzy o tym, co dzieje się w marketingu, księgowości, czy logistyce, często nie da się wysnuć trafnych wniosków i podjąć słusznych decyzji. Narzędziem, które, w łatwy sposób pozwala na łączenie danych z różnych działów w firmie jest Kokpit Zarządzania Biznesem. Aby go wdrożyć, nie potrzebne są zaawansowane programy typu ERP, a jego pełna implementacja w firmie trwa zaledwie kilka tygodni. Więcej informacji na jego temat uzyskasz w ramach bezpłatnej konsultacji. Umów się teraz.

Przeczytaj również:

Co to są KPI i po co je liczyć?

Co utrudnia nam podejmowanie decyzji i jak mogą pomóc w tym kluczowe wskaźniki?

Kto wyśmiewa KPI? Czyli wskaźniki zarządcze – co to jest, kiedy i dlaczego je stosować oraz jak przekonać do nich pracowników

Wskaźniki logistyczne – które wybrać?