Co to są KPI i po co je liczyć?

Kamil Radom - co to są KPI

KPI to akronim od angielskich słów Key Performance Indicators, co po polsku oznacza Kluczowe Wskaźniki Efektywności. Termin ten już od dobrych kilku lat funkcjonuje w Polsce, szczególnie wśród pracowników międzynarodowych korporacji, które wprowadziły ten termin do kraju. Jednak także coraz więcej mniejszych firm interesuje się tematem kluczowych wskaźników. Warto zatem dowiedzieć się o nich trochę więcej. 

KPI, wykresy

KPI – definicja

Czym zatem są kluczowe wskaźniki efektywności, czasem nazywane również kluczowymi wskaźnikami wydajności lub działania? Są to takie miary, które definiuje przedsiębiorstwo lub jeden z jej działów po to, aby monitorować i analizować postępy w wyznaczonych celach. Jak sama nazwa wskazuje, KPI to wskaźniki kluczowe, czyli takie, które mają największe znaczenie lub najlepiej ukazują progres w realizacji postawionych zadań. Jak dowiesz się z dalszej części artykułu, pomagają one m.in. w podejmowaniu decyzji biznesowych oraz w motywowaniu pracowników.

Grafika, wykresy, wskaźniki, KPI

Po co liczyć KPI?

Chociaż KPI bywają czasami obiektem drwin ze strony pracowników (przeczytaj nasz artykuł (Kto wyśmiewa KPI?), są niezbędne do tego, aby firma działa i rozwijała się w sposób prawidłowy. Oto kilka powodów, dla których warto je mierzyć.

Znasz kondycję firmy

Dzięki wskaźnikom wiesz, czy Twoja firma rozwija się prawidłowo. Warunkiem jest tu odpowiednie dobranie mierników i uzyskiwanie rzetelnych danych, a także dostęp do nich w łatwy i szybki sposób. 

To tak jak z podróżą samochodem na wymarzone wakacje. Załóżmy, że Twoim celem jest dojazd do Barcelony. Jadąc z Katowic masz do pokonania 2175 km i zgodnie z google maps powinieneś przejechać ten dystans w ok 22 godziny ciągłej jazdy. 

Podejmiesz trafną decyzję

Decyzje oparte o dane podejmuje się szybciej i są częściej trafne. Wydaje się to oczywiste, a mimo to wielu właścicieli firm i menedżerów wciąż w dużej mierze opiera się na intuicji. Dane mogą pokazać na przykład pewne trendy, z których można skorzystać przy podejmowaniu decyzji. Mając wskaźniki, łatwiej będzie również sprawdzić, czy nasze postanowienie, aby postawić na jakiś projekt było właściwe.

Wracając do naszej wycieczki do Barcelony. Obserwując np: 

  • średni czas pokonania 100 km
  • średnie spalanie samochodu
  • postępy na google maps
  • korki i opóźnienia na trasie

możesz podejmować świadome i najlepsze decyzje o Twoich kolejnych krokach w podróży. Możesz poprosić o pomoc innego kierowcę, zmienić trasę, przyspieszyć, zwolnić, zmienić samochód etc. KPI są właśnie po to, abyś mógł robić to samo w swojej firmie.

Zmotywujesz pracowników

Okazuje się, że KPI mogą być świetnym sposobem na motywowanie pracowników. Z jednej strony wskaźniki mogą posłużyć do budowania motywacji zewnętrznej tzn. takiej, w której premię dla pracownika uzależnia się od poziomu danego KPI. 

I tak podczas naszej podróży do Barcelony możemy ustalić premię np. za:

  • bezpieczny dojazd wszystkich osób na miejsce
  • dojazd o wyznaczonej porze
  • dojazd z ustalonym spalaniem i w założonym koszcie paliwa

Wszystko zależy od tego, co dla nas jako firmy jest najważniejsze. Z naszych doświadczeń najlepsza droga do skutecznej motywacji zespołu wiedzie przez wspólne ustalenia celu oraz mierników i wskaźników, które nas do niego doprowadzą. Wtedy działa tzw. afekt ojcowski i nasz zespół angażuje się i bierze odpowiedzialność za dany cel.

Wskaźniki, KPI,

Przykładowe wskaźniki

Aby lepiej zrozumieć, czym są wskaźniki warto przytoczyć kilka przykładów. 

W dziale sprzedaży przykładowym KPI może być liczba nowych klientów w danym miesiącu lub liczbę sprzedanych produktów w konkretnym okresie czasu przez określoną osobę lub zespół. Jesteśmy zwolennikami, aby wskaźnikami wyrażać przełożenie operacji na finanse. Gdyż pozwala ono na lepsze zrozumienie biznesu i przyszłej strategii. Dlatego też polecamy wskaźnik CAC (Customer Acquisition Cost), czyli koszt pozyskania Klienta. 

Wskaźniki można mierzyć również w dziale obsługi klienta. Można w nim monitorować satysfakcję klientów czy liczbę reklamacji w stosunku do liczby sprzedanych produktów.

W dziale marketingu może to być liczba pozyskanych kontaktów do potencjalnych klientów w miesiącu, liczba wejść na stronę www tygodniowo lub liczba kliknięć w reklamę internetową na 100 wyświetleń.

Wskaźnikami w logistyce będzie na przykład średni koszt przesyłki, wartość towarów, które są w magazynie dłużej niż miesiąc lub liczba przesyłek dostarczonych po terminie. A także OTIF (On Time in Full), czyli wskaźnik, który pokazuje nasz poziom pełnych dostaw do Klientów w terminie.

Wskaźniki można wprowadzić w każdym dziale firmy i połączyć je z głównymi KPI firmy. Warto jednak dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie wprowadzić je do przedsiębiorstwa.

wydajność, efektywność, wskaźniki 4

Jak wdrożyć wskaźniki efektywności w firmie?

Przede wszystkim należy zacząć od zdefiniowania strategii firmy, jej celów biznesowych, celów działów lub konkretnego projektu. Następnie zastanowić się, co będzie najlepszą miarą, sprawdzającą, czy zadania zostały zrealizowane w sposób zadowalający. Nie zawsze jest to łatwy i oczywisty wskaźnik. Więcej o cechach dobrych wskaźników przeczytasz w artykule: Zanim przejmiesz stery, ustaw swój kokpit.

Innym aspektem, na który należy zwrócić uwagę przy wdrażaniu KPI jest ich rozumienie przez pracowników. Zadziałają one motywująco tylko wtedy, kiedy będą doskonale rozumiane przez załogę. Takie działanie sprawi też, że będzie ona mniej obawiała się ich wprowadzenia. A obawy przed wskaźnikami w firmie to niestety dość często występująca sytuacja, która stanowi duże zagrożenie dla realizacji celów firmy i dobrej atmosfery w zespole.

Wskaźniki giełda

Ile powinno być wskaźników w firmie?

To oczywiście zależy od wielkości firmy. Jednak nie powinno być ich więcej niż kilkanaście na dział. Posiadanie zbyt małej liczby KPI spowoduje, że niektóre istotne elementy procesu zostaną pominięte. To z kolei sprawi, że w przypadku niezadowalających wyników, trudno będzie wskazać ich przyczynę i zaplanować działania naprawcze. Zbyt duża ich liczba, będzie trudna do analizy i bieżącego monitorowania. Może wprowadzić chaos, a także doprowadzić do sytuacji, w której pracownik zbyt dużo czasu poświęca na zbieranie danych. Dobrym pomysłem przy wybieraniu wskaźników jest konsultacja, z osobami które mają w tym doświadczenie w różnych branżach biznesowych.

Wizualizacja wskaźników,

Wizualizuj KPI

Aby skorzystać ze wskaźników z największą korzyścią, warto jest je wizualizować – pokazać na wykresach i tabelach. Jak pokazują badania naukowe, dane przedstawione w sposób graficzny przetwarzamy szybciej, łatwiej jest nam dostrzec korelację i trendy, a co za tym idzie, wykorzystać wszystkie zalety wskaźników. Warto zatem stworzyć dashboard, czyli tablicę, na której będą widocznie wszystkie KPI. Taka tablica może dotyczyć całej firmy lub tylko konkretnego działu. Stanowi ona panel zarządzania dla managerów i właścicieli firm, gdyż pomaga im zaoszczędzić czas oraz podejmować najlepsze decyzje oparte na niezawodnych danych, a nie na omylnej intuicji.

Wprowadź wskaźniki do swojej firmy

Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się jakie wskaźniki są najlepsze dla Twojego biznesu i jak najlepiej je wizualizować.